Конфигурация позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций в комплексе со смежными задачами управленческого учета:
Тем самым обеспечивается эффективное управление торговым бизнесом современного предприятия. Конфигурация поддерживает следующие разновидности торговли: оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.
Выполнение заказов точно в сроки и прозрачность хода выполнения каждого заказа становится все более важным аспектом деятельности предприятий. Функционал управления заказами, реализованный в конфигурации, позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений предприятия в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров может быть сформирован заказ поставщику.
Эффективность торговли зависит от политики ценообразования. Механизмы ценообразования позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке.
Конфигурация имеет следующие функциональные возможности:
Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг, включая оптовую, комиссионную и розничную торговлю. Все операции по оптовой и комиссионной торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации. Автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику.
Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками.
Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.
Обеспечивается автоматическое отражение торговых операций в подсистеме бухгалтерского учета.
Эффективность торговой деятельности предприятия и работы предприятия в целом во многом определяется разумной политикой ценообразования. Для помощи пользователям в решении этой задачи в состав конфигурации включена специальная подсистема ценообразования.
Конфигурация содержит набор механизмов, позволяющих выполнять следующие функции:
Сведения об отпускных ценах предприятия вносятся в информационную базу специальными документами "Установка цен номенклатуры".
Информационная база хранит несколько отпускных цен для каждой позиции номенклатуры, которые классифицируются по типам цен. Можно ввести следующие типы отпускных цен: оптовая, мелкооптовая, розничная и т. д. Пользователи могут добавлять новые типы цен.
Для удобства политики ценообразования предусмотрены следующие категории отпускных цен:
Для динамических цен обязательно указывается процент скидки или наценки, на который будут корректироваться базовые цены при расчете. Для расчетных цен процент скидки будет выступать как значение по умолчанию, которое можно переопределить в процессе расчета цены.
Тип цены плановая себестоимость предназначен не для покупателей, а для внутреннего контроля отпускных цен предприятия с целью исключения случаев убыточных продаж, когда в результате применения скидок отпускная цена опускается ниже уровня себестоимости.
Отпуск товара покупателю осуществляется по тому или иному типу цены. Тип цены выбирается в начале процедуры заполнения документа реализации товара. После этого, в процессе заполнения табличной части документа конкретными позициями номенклатуры, будут автоматически подставляться цены выбранного типа.
Цены могут быть скорректированы менеджером по продажам. Кроме того, к ценам может быть применен механизм дополнительных скидок или наценок.
Скидки устанавливаются специальным документом.
В документе задается значение скидки в процентном выражении, период действия, условия предоставления. Возможны следующие условия предоставления скидки:
При формировании документа продаж отпускные цены будут автоматически скорректированы, если выполнится условие предоставления какой-либо скидки.
Скидки могут предоставляться как при оптовых, так и при розничных продажах.
Информацию о ценах предприятия удобно просматривать с помощью обработки "Печать прайс-листа".
Для распространения среди клиентов предприятия прайс-лист можно распечатать или преобразовать в файл формата MS Excel.
Информация о ценах поставщиков — закупочных ценах может храниться в информационной базе и обновляться при записи документов, фиксирующих поступление товаров. Помимо закупочных цен, в информационную базу могут вноситься другие типы цен поставщиков и прочих контрагентов — оптовые, мелкооптовые и розничные. Благодаря этому у пользователей появляется возможность сопоставлять отпускные цены своего предприятия с отпускными ценами конкурентов.
В конфигурации налажен обмен каталогами товаров, пакетами предложений и заказами в соответствии с требованиями второй редакции стандарта CommerceML. Если информационная система делового партнера поддерживает этот же стандарт, то это позволит быстро и просто обмениваться с деловым партнером деловыми предложениями и большими объемами информации о товарах и ценах.
Своевременное и качественное выполнение заказов покупателей обеспечивает предприятию лидирующее положение на конкурентном рынке предложения товаров и услуг. Специальный набор автоматизированных механизмов для управления заказами покупателей позволяет делать следующее:
Предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:
Предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения, позволяющий оптимальным образом разместить заказ покупателя в заказах поставщикам и в свободном остатке товара на складах.
Конфигурация содержит средства контроля за состоянием работы по выполнению заказов покупателей.
Для анализа текущего состояния заказов предназначен отчет "Анализ заказов".
Для сравнения плановой себестоимости и плановой прибыли с оплаченными продажами компании предназначен отчет "Продажи по оплате за период". В качестве одного из показателей отчета можно использовать плановую себестоимость. При этом рассчитается плановая прибыль как разница между реальной ценой продажи и плановой себестоимостью с учетом суммы затрат.
В конфигурации автоматизированы хозяйственные операции оптового приобретения и продаж товаров. Для придания большей оперативности работе сотрудников отдела продаж, исключения лишних действий можно использовать специальный инструмент — "Рабочее место менеджера по продажам". Операции оптовой торговли автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.
Прием товаров от поставщика обычно регистрируется документом "Поступление товаров и услуг".
Этим документом регистрируется как поступление товарно-материальных ценностей, так и изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом — увеличение долга предприятия перед контрагентом или погашение долга контрагента предприятию. Указанные факты автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.
Расчеты с контрагентом могут вестись в иностранной валюте. При этом для отражения взаиморасчетов в бухгалтерском и налоговом учете иностранная валюта будет автоматически пересчитываться в рубли.
Документ "Поступление товаров и услуг" предоставляет удобные способы повторного использования информации, введенной пользователем в окне документа. Так, щелчком мыши на экранной форме документа можно подготовить печатную форму приходной накладной.
Кроме того, из экранной формы документа легко получить типовые печатные формы ТОРГ-12 (товарная накладная за поставщика), ТОРГ-4 (акт о приемке товара без счета поставщика), М-4 (приходный ордер).
Из экранной формы документа "Поступление товаров и услуг" можно сформировать и автоматически заполнить логически связанные документы. Например, можно сформировать документ "Заявка на расходование денежных средств" для подсистемы управления денежными средствами с целью организации последующей оплаты товаров, полученных по документу.
Из экранной формы документа "Поступление товаров и услуг" можно сформировать документ "Счет-фактура полученный", чтобы отразить поступление товаров в подсистеме учета НДС, документ "Расходный кассовый ордер" для наличной оплаты товаров через кассу предприятия (подсистема управления денежными средствами), документ "Перемещение товаров" для регистрации перемещения ценностей между подразделениями предприятия и др.
Использовать документ "Поступление товаров и услуг" удобно не всегда. На предприятии может быть следующее разделение функций: снабженческие службы и склады отвечают за прием и сохранность материальных ценностей, за их количественный учет, а за суммовой учет материальных ценностей и регистрацию фактов передачи права собственности отвечают финансовые и экономические службы.
В этом случае складскому работнику предприятия для регистрации факта поступления товарно-материальных ценностей лучше использовать документ "Приходный ордер на товары".
В этом документе не указывается денежная оценка товарно-материальных ценностей. Денежная оценка будет внесена в информационную базу позже сотрудником финансовой или экономической службы с помощью документа "Поступление товаров и услуг". Причем документ "Поступление товаров и услуг" ему будет удобно сформировать на основании документа "Приходный ордер на товары", введенного складским работником — для этого сотруднику финансовой или экономической службы потребуется открыть этот документ на экране своего компьютера.
Отпуск товаров покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа "Реализация товаров и услуг".
Из экранной формы документа можно получить несколько вариантов печатных форм, а также сформировать связанные с ним документы (счет-фактуру, планируемое поступление денежных средств, приходный кассовый ордер и др.).
Если ответственность за количественный и суммовой учет разделена между подразделениями предприятия, то для регистрации факта отпуска товаров можно использовать документ "Расходный ордер на товары".
Этот документ может быть сформирован складским работником на основании документа "Реализация товаров и услуг", предварительно введенным в информационную базу работником финансовой или экономической службы. (Можно заметить, что при регистрации приема товаров службы взаимодействуют в обратном порядке).
Сотрудникам, занимающимся оптовыми продажами товаров, конфигурация предоставляет удобный инструмент — "Рабочее место менеджера по продажам". Данный инструмент отображает информацию, необходимую менеджеру, в удобной и наглядной форме. Получив заявку от покупателя, менеджер может быстро проверить ее на выполнимость, уточнить детали, оформить заказ, выписать счет на оплату и документ "Реализация товаров и услуг".
Инструмент "Рабочее место менеджера по продажам" позволяет:
Комиссионная торговля реализована с минимальным набором отличий от оптовой или розничной торговли.
Вид торговых взаимоотношений определяется в свойствах договора с контрагентом, вносимым в информационную базу. Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров разных видов, одни из которых будут договорами купли-продажи, а другие — договорами с комиссионером, то есть договорами приема на комиссию или передачи на комиссию.
Для регистрации хозяйственных операций по договорам на комиссию используется тот же самый комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций по договорам купли-продажи.
Так, прием товаров на комиссию регистрируется в информационной базе документом "Поступление товаров и услуг".
То, что товар принимается именно на комиссию, определено в договоре, который указан в соответствующем поле экранной формы документа.
Если ответственность за количественный и суммовой учет товаров разделена между службами предприятия, то для регистрации приема товаров на комиссию может использоваться документ "Приходный ордер на товары".
Из экранной формы документа "Поступление товаров и услуг" удобно сформировать связанные с ним документом, при этом новый документ автоматически заполнится соответствующей информацией, которая имеется в старом документе и в информационной базе данных. Так, при истечении срока действия договора у предприятия может возникнуть обязанность вернуть непроданные товары — для этого случая из экранной формы документа "Поступление товаров и услуг" можно сформировать документ "Возврат товара поставщику", табличная часть которого автоматически заполнится перечнем непроданных товаров.
Если предприятие продаст товары, принятые на комиссию, или часть этих товаров, то к определенному сроку у него может возникнуть обязанность расплатиться с комитентом — контрагентом, передавшим предприятию товары на комиссию. Денежная сумма, подлежащая перечислению, определяется в документе "Отчет комитенту о продажах товарах" как разница между суммой реализации и суммой вознаграждения, причитающейся комиссионеру — предприятию, принявшему товары на комиссию.
Представленный документ также можно сформировать автоматически из экранной формы документа "Поступление товаров и услуг".
В свою очередь, на основании документа "Отчет комитенту о продажах товаров" можно сформировать логически связанные документы, например, "Заявку на расходование денежных средств". Если для взаиморасчетов по договору была установлена иностранная валюта, то при заполнении заявки валюта договора будет пересчитана в рубли по соответствующему курсу.
Передача товаров на комиссию контрагенту — комиссионеру оформляется документами "Реализация товаров и услуг" и "Расходный ордер на товары".
Комиссионер передает информацию о проданных им товарах и о сумме комиссионного вознаграждения, которую он должен удержать из полученной выручки в свою пользу.
Факт продажи товаров комиссионером регистрируется в информационной базе с помощью документа "Отчет комиссионера о продажах товаров". Этот документ может быть заполнен автоматизированным способом на основе ранее введенного документа "Реализация товаров и услуг".
В документе "Отчет комиссионера о продажах товаров" указывается вариант расчета комиссионного вознаграждения в соответствии с условиями договора, заключенного с комиссионером. Сама сумма вознаграждения рассчитывается автоматически.
Конфигурация также поддерживает взаиморасчеты с контрагентами по договорам на субкомиссию.
Операции комиссионной торговли автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.
Предприятие может вести розничную торговлю с использованием одной или нескольких торговых точках, в роли которых могут выступать магазины, находящиеся в собственности предприятия или взятые в аренду, павильоны, киоски, арендуемые торговые секции в универсальных магазинах и т. д. Конфигурация обеспечивает автоматизацию учета розничных продаж и товарных остатков на каждой торговой точке. Конфигурация рассчитана на то, что торговые точки предприятия могут быть обеспечены разными комплектами торгового оборудования, что торговые точки могут различаться степенью автоматизированности и автономности.
Операции розничной торговли автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.
В интересах отражения розничных продаж в информационной базе торговые точки разделяются на следующие две категории:
Автоматизированная торговая точка означает более высокую точность и оперативность учета. Предполагается, что продажи регистрируется с помощью контрольно-кассовых машин (ККМ), которые подключены к информационной базе. Но основным инструментом продавца-кассира является персональный компьютер, подключенный к информационной базе. ККМ и прочее торговое оборудование, в свою очередь, подключаются к компьютеру.
Продавец-кассир указывает отпускаемые товары на экране компьютера в соответствующем списке. Кассовый чек пробивается контрольно-кассовой машиной автоматически.
Каждая продажа регистрируется в информационной базе документом "Чек ККМ", который формируется автоматически.
Продавец-кассир должен оформлять завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины нужно выводить так называемый "z-отчет" и регистрировать его в бумажной "Книге кассира-операциониста".
Помимо этого, в ходе регламентных операций, завершающих кассовую смену, в информационную базу вносится документ "Отчет о розничных продажах", заполняемый автоматизированным способом.
Документ содержит сводку товаров, проданных в течение кассовой смены, и заменяет собой все документы "Чек ККМ", ранее введенные в течение этой же смены.
Если автоматизированная торговая точка удалена от места расположения информационной базы, если связь с контрольно-кассовыми машинами сложно поддерживать, то от оперативной регистрации розничных продаж лучше отказаться.
В этом случае контрольно-кассовая машина используется в режиме "Off-line". Документы "Чек ККМ" по каждой продаже не формируются. Но в конце кассовой смены требуется вводить в информационную базу документ "Отчет о розничных продажах", что можно сделать как автоматизированным, так и ручным способом.
В неавтоматизированной торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники.
Предполагается, что контрольно-кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте это приводит к тому, что через некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке становятся неизвестными. Планировать поставки товаров в торговую точку становится невозможно.
Для устранения расхождений между данными об остатках товаров, содержащимися в информационной базе, и их реальными остатками, периодически проводятся инвентаризации. Результаты инвентаризации вносятся в информационную базу документом "Инвентаризация товаров на складе".
Отклонения, выявленные инвентаризацией, скорее всего будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации.
Из экранной формы документа "Инвентаризация товаров на складе" можно сформировать документ "Отчет о розничных продажах", куда автоматически внесутся данные о выявленных недостачах. С помощью документа "Отчет о розничных продажах" продажи регистрируются в информационной базе.
Документ "Отчет о розничных продажах" можно вносить в информационную базу непосредственно, без предварительного формирования документа "Инвентаризация товаров на складе".
Реальные недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами "Списание товаров" и "Оприходование товаров". Эти документы также могут быть сформированы на основании документа "Инвентаризация товаров на складе".
В конфигурации реализована возможность подключения торгового оборудования: сканеры, терминалы сбора данных, дисплеи покупателя, электронные весы, контрольно-кассовые машины в режимах "фискальный регистратор", "off-line" и "on-line".
Предусмотрена простая и удобная настройка подключения торгового оборудования с помощью внешних обработок. Можно подключать несколько экземпляров каждого вида оборудования (за исключением сканера штрих-кодов).
Конфигурация предоставляет удобные средства контроля за текущим состоянием торговой деятельности — оборотами, достаточностью ассортимента, что позволяет оперативно принимать необходимые решения. Реализованная система отчетов представляет собой мощное и гибкое средство для анализа всех аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия.
Пользователь может получить информацию о состоянии складских запасов, заказов, продаж, взаиморасчетов в любых аналитических разрезах с требуемой детализацией. Например, можно получить данные о продажах по покупателям и позициям номенклатуры c разбивкой по месяцам.
Пользователь может самостоятельно задавать уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически — созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для повторного использования.
Отчетные данные можно получить в наглядной графической форме.
Последовательными щелчками мыши можно получить расшифровку отдельных показателей укрупненных отчетов в виде более детальных отчетов.
Конфигурация предоставляет ряд отчетов для принятия решений стратегического характера. Так, для анализа привлекательности товаров предназнается отчет "ABC-анализ продаж".
Классификация объектов производится по классам важности с точки зрения реализации товаров и услуг компании по данным управленческого учета. Считается что класс А должен приносить больше прибыли чем В и тем более больше чем С. Для каждого из трех классов (А, В и С) в настройках отчета задаются свои относительные значения в процентах.
Пользователь может выбрать для анализа следующие параметры: