Бюджетирование представляет собой единую систему планирования, контроля и анализа денежных потоков, а также финансовых результатов. Важнейшим элементом бюджетирования является финансовое планирование — управление процессом создания, распределения и использования финансовых ресурсов предприятия. А бюджет — это финансовый план, другими словами, план деятельности предприятия на определенный период, выраженный в денежной форме.
В результате бюджетирования составляется совокупность финансовых планов, согласованных между собой:
Бюджеты могут составляться как на ближайшие месяцы (текущее или уточненно планирование), так и на более длительные периоды времени (стратегическое или укрупненное планирование).
Бюджетирование выполняет следующие функции:
Конфигурация "Управление производственным предприятием" содержит набор инструментов финансового планирования на предприятии, соответствующий универсальной бюджетной модели. С помощью конфигурации реализуются следующие функции:
С механизмами бюджетирования активно взаимодействуют механизмы управления денежными средствами.
Конфигурация предоставляет удобные средства для составления финансовых планов.
Движения денежных средств предприятия планируются путем ввода бюджетных операций.
Бюджетная операция похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка довольно точно отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий и с меньшей точностью.
В бюджетной операции не указываются детали, которые не существенны для финансового планирования: конкретные расчетные банковские счета предприятия, с которых и на которые будут поступать денежные средства, конкретные подотчетные лица и т.д. Дату достаточно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата периода. В то же время в бюджетной операции фиксируются значения следующих аналитических разрезов:
Сценарий планирования — это средство для разделения нескольких вариантов финансовых планов в системе. В разрезе сценариев ведется планирование продаж, производства, закупок. Это позволяет сопоставлять данные бюджетов с данными системы планирования.
В сценарии определяются следующие параметры:
Статья оборотов — это средство классификации по видам оборотов денежных средств. Статьи оборотов характеризуются следующими параметрами:
Статья оборота бюджетной операции; соответствует сочетанию счета дебета и счета кредита счетов бюджетирования или совокупности таких таких сочетаний, которые устанавливаются в свойствах статьи оборота.
Одному обороту соответствует одна или несколько бюджетных проводок, характеризующих перемещение денежных средств между счетами плана счетов бюджетирования. Причем в случае использования нескольких бюджетных проводок общая сумма оборота распределяется между ними пропорционально коэффициентам, указываемым в свойствах статьи оборота.
Счета бюджетирования — это средства хранения информации о планируемой структуре денежных средств и источниках финансирования. Совокупность этих счетов представлена планом счетов бюджетирования.
План счетов бюджетирования напоминает упрощенный план счетов бухгалтерского учета.
Счета бюджетирования служат для отражения планируемых остатки средств. Статьи оборотов служат для отражения планируемых оборотов средств. Но вы можете начинать работу по финансовому планированию, не разбираясь с соответствием статей оборотов бюджетов и счетов бюджетирования: конфигурация содержит необходимое количество счетов бюджетирования и статей оборотов с установленными связями между ними. Вы можете добавлять новые счета бюджетирования и новые статьи оборотов лишь по мере необходимости.
Центр финансовой ответственности (ЦФО) — это подразделение предприятия, которое является самостоятельными объектом бюджетного процесса. Конфигурация предусматривает несколько видов ЦФО: центр дохода, центр затрат и др. ЦФО является одним из реквизитов подразделения. Вы можете указать конфигурации, что определенное подразделение является центром финансовой ответственности, задав в соответствующем реквизите предприятия один из видов ЦФО.
Конфигурация предоставляет удобные средства для автоматизированного формирования бюджетных операций.
Новые бюджетные операции могут формироваться на основе ранее записанных бюджетных операций и на основе фактических данных управленческого и бухгалтерского учета.
Новые бюджетные операции можно формировать простым копированием имеющейся информации с переносом в другой период времени. Алгоритм формирования можно усложнить, в частности, суммы могут пересчитываться пропорционально повышающему или понижающему коэффициенту. На основании имеющихся укрупненных данных можно сформировать несколько новых бюджетных операций для сценария с более коротким периодом планирования. При этом возможно как равномерное распределение денежных сумм между бюджетными операциями, относящимися к разным периодам, так и распределение по так называемому профилю изменения планов по периодам. Указанный профиль представляет собой набор коэффициентов, пропорционально которым автоматически распределяется денежная сумма при ее детализации.
В конфигурации могут быть установлены зависимости между бюджетными операциями.
При записи новой бюджетной операции или изменении ранее записанной бюджетной операции с оборотом, установленным в качестве влияющего, автоматически формируются зависимые бюджетные операции.
Для выполнения сложных расчетов и формирования на их основе групп бюджетных проводок можно использовать документ "Расчет по модели бюджетирования".
Планирование в подсистеме бюджетирования ведутся с помощью бюджетных операций. Результаты финансового планирования могут быть отображены с помощью различных бюджетов.
Бюджет представляет собой отчет по выбранным определенным способом бюджетным операциям. Например, в бюджет движения денежных средств (БДДС) включаются данные по операциям, изменяющим остаток денежных средств.
Данный бюджет используется для оценки достаточности денежных средств предприятия в предстоящем периоде.
А в бюджете доходов и расходов (БДР) отражаются те бюджетные операции, которые влияют на прибыль компании.
Включенные в конфигурацию отчеты предназначены для планирования финансов предприятия в целом. Кроме того, конфигурация содержит простые инструменты для создания произвольного бюджета. Вы можете легко сконструировать целую систему бюджетов как по отдельным направлениям деятельности (бюджет покупок, бюджет продаж, бюджет производственных расходов и т.д.), так и для отдельных подразделений предприятия.
Каждый бюджет характеризуется следующими параметрами:
Источники данных для формирования строк бюджетов могут быть следующих видов:
Строки каждого вида можно объединять в группы, образуя тем самым иерархическую структуру бюджета. Для каждой строки указывается, будет ли указанная в ней сумма вычитаться или прибавляться при получении итоговой суммы по группе статей.
В общем случае в бюджете можно выделить три раздела с информацией:
Для строк первого и последнего раздела в качестве источника данных указываются счета бюджета, для строк второго раздела в качестве источника данных указываются обороты по статьям бюджетов.
Процесс бюджетного планирования в рамках выбранного сценария включает последовательность повторяющихся стадий:
Конфигурация предоставляет удобные способы для перехода от просмотра бюджета к коррекции отдельных бюджетных операций. Последовательными щелчками мыши можно сделать следующее: из сформированного баланса открыть список оборотов по конкретной статье бюджета, а уже поверх этого списка открыть бюджетную операцию, ответственную за конкретный оборот.
Одной из задач бюджетирования является контроль показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Причем контролируемые показатели быть двух видов: целевые и ограничивающие.
Целевые показатели — это ориентиры для достижения. Главным целевым показателем финансово-хозяйственной деятельности можно считать общую сумму выручки, полученной от основной деятельности предприятия.
Ограничивающие показатели — это лимиты расходования ресурсов предприятия. Подобные ограничения могут устанавливаться для статей расхода денежных средств предприятия.
Контролируемые показатели используются двумя способами:
Первый способ — планирование оборотов по статьям — предусматривает контроль показателей в рамках подсистемы бюджетирования, в процессе составления нового сценария с целью ограничения оборотов некоторых статей. Обороты одного сценария являются контролируемыми значениями для оборотов другого сценария. Контролируемый и контролирующий сценарий в общем случае могут быть разной периодичности, поэтому при установке периода действия контроля выбирается наибольший период из периодичности этих сценариев.
Подобный контроль будет полезен при составлении уточненного бюджета на основе укрупненного бюджета.
Условия контроля можно смягчить несколькими способами: можно указать, что только несколько статей оборотов подлежат контролю; можно допустить некоторое превышение оборотов контролируемого бюджета над соответствующими показателями контролирующего бюджета. Можно ограничить действие контроля только частью планируемого временного интервала.
Второй способ использования контролируемых показателей — контроль фактического расходования средств по заявкам — предусматривает взаимодействие подсистемы бюджетирования с подсистемой управления денежными средствами.
В конфигурации есть возможность вводить заявки на расходование денежных средств на определенную дату.
Заявку на расходование денежных средств можно привязать к бюджету: указать сценарий, статью оборотов и другие реквизиты. В этом случае перед записью заявки в информационную базу будет автоматически проанализировано ее соответствие ограничениям, накладываемым подсистемой бюджетирования. И если будет установлено, что выполнение заявки приведет к превышению ограничений в соответствующем периоде времени, то такая заявка не будет записана в информационную базу.
Главным отчетом подсистемы бюджетирования является отчет "Финансовый анализ данных бюджетирования".
Данный отчет содержит сводку широко используемых показателей, описывающих текущую структуру средств и источников финансирования предприятия, а также его операционную деятельность. Отчет содержит следующие разделы:
Сформированный отчет представляет собой таблицу довольно большого размера. Каждый раздел таблицы можно считать отдельным отчетом.
Вывод тех или иных разделов устанавливается в настройках отчета.
При формировании отчета используются как данные бюджетирования, так и данные управленческого и бухгалтерского учета.
Помимо большого количества деталей, в отчете выводятся укрупненные экономические показатели, характеризующие ликвидность баланса, платежеспособность предприятия, длительность операционного цикла и финансового цикла, доходность и рентабельность, эффективность использования капитала. Чтобы отчет "Финансовый анализ данных бюджетирования" не показался непривычным российскому пользователю, к большинству расчетных данных прилагаются комментарии, описывающие их экономический смысл. А по итогам отдельных разделов отчета выводятся краткие экспертные заключения.